Allgemeine Bedingungen für Einladungen zu Kongress- oder Fortbildungsveranstaltungen

 

Für unsere Einladung gelten folgende Bedingungen.

Wie Sie sicherlich wissen, haben sich die rechtlichen Rahmenbedingungen für Einladungen von Angehörigen der Fachkreise durch die Industrie zu berufsbezogenen Fortbildungsveranstaltungen und der damit verbundenen Kostenübernahme verschärft.

Unsere Einladungen erfolgen zu den nachfolgend aufgeführten Bedingungen. Mit der Annahme der Einladung akzeptieren Sie diese.

 

Bezug der Fortbildungsveranstaltung zur beruflichen Tätigkeit
Einladungen zu Fortbildungsveranstaltungen dienen ausschließlich Ihrer beruflichen Weiterbildung und dem Wissenschaftsaustausch. Aus diesem Grund laden wir nur Angehörige der Fachkreise ein, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit einen direkten Bezug zu dem Thema der Fortbildungsveranstaltung haben.

 

Mitnahme von Begleitpersonen
Die Mitnahme von Begleitpersonen aus privaten Gründen ist (auch wenn Sie dafür die Kosten übernehmen) nicht möglich, da der Eindruck entstehen kann, dass der mit der Einladung verfolgte Zweck, nämlich die berufliche Fortbildung, nur noch von untergeordneter Bedeutung ist.

In einem solchen Fall der privaten Umwidmung sehen wir uns gezwungen, Ihnen die gesamten von Astellas verauslagten Kosten in Rechnung zu stellen, um hierdurch steuerliche und ggf. strafrechtliche Folgen für Sie als auch für uns auszuschließen.

 

Dienstherrengenehmigung
Sofern Sie in einem Angestellten-Verhältnis arbeiten, steht Ihre Teilnahme unter dem Vorbehalt der Genehmigung durch Ihren Arbeitgeber/Dienstherrn. Die Genehmigung muss von Ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn schriftlich erteilt werden und Astellas spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn vorliegen. Liegt die Dienstherrengenehmigung nicht zu diesem Zeitpunkt vor, ist die Einladung nicht rechtswirksam.

 

An- und Abreisezeiten

In der Regel wird die An- und Abreise durch Astellas gebucht, dabei werden folgende Grundsätze berücksichtigt, die auch in den Ausnahmefällen anzuwenden sind, in denen eine Buchung nicht durch Astellas (oder einen von Astellas beauftragten Dienstleister) erfolgt.

Die Anreise und Abreise muß zeitnah zu Beginn bzw. zum Ende der Veranstaltung erfolgen. Beginn und Ende (Datum und Uhrzeit) der jeweiligen Veranstaltung finden Sie in Ihrer Einladung.

Zeitnah bedeutet für europäische Veranstaltungen, dass die Anreise an den Veranstaltungsort und die Abreise vom Veranstaltungsort innerhalb von 12 Std. erfolgen muss.

Für Veranstaltungen im außereuropäischen Ausland muss die Anreise an den Veranstaltungsort und die Abreise vom Veranstaltungsort innerhalb von 24 Std. erfolgen.

Maßgeblich ist hierbei beim Hinflug der planmäßige Zeitpunkt der Ankunft der Maschine am Zielflughafen bzw. beim Rückflug der Zeitpunkt des planmäßigen Abfluges wie er sich aus dem Flugticket ergibt. Für Bahnreisen gilt analog für die Hinreise der fahrplanmäßige Zeitpunkt der Ankunft am Zielbahnhof bzw. für die Rückreise der Zeitpunkt der fahrplanmäßigen Abfahrt des Zuges.

Für Fortbildungsveranstaltungen in Deutschland hat die An- und Abreise am gleichen Tage von Beginn und Ende der Veranstaltung zu erfolgen, sofern dies zumutbar ist. Als zumutbar gilt hierbei eine Abreise vom Wohnort ab 6.00 Uhr morgens und eine Ankunft am Wohnort bis 23.00 Uhr.

 

Eine darüberhinausgehende verfrühte Anreise/Verlängerung, gleichgültig aus welchem Grund, stellt eine private Umwidmung dar. In diesem Fall sehen wir uns gezwungen, sehen wir uns gezwungen, Ihnen die gesamten von Astellas verauslagten Kosten in Rechnung zu stellen. Dies gilt auch, wenn die Reise unterbrochen wird, nicht auf direktem Wege erfolgt oder nicht zum Ausgangsort zurückführt.

 

Teilnahmebescheinigung
Bitte beachten Sie, dass Sie uns eine Kopie Ihrer Teilnahmebescheinigung spätestens vier Wochen nach Beendigung des Kongresses zukommen lassen müssen. Die Teilnahmebescheinigung muß ihre Teilnahme an allen Tage der Veranstaltung belegen. Falls wir von Ihnen keine vollständige Teilnahmebescheinigung erhalten, sind wird leider gezwungen, Ihnen die gesamten von Astellas verauslagten Kosten des Kongressbesuchs in Rechnung zu stellen.

Reiseorganisation und Übernahme von Reisekosten
Sofern in Ihrer Einladung die Übernahme von Reisekosten gewährt wird, werden Sie von unserem Reisebüro HRG kontaktiert. HRG bucht für Sie im Auftrag und auf Kosten von Astellas einen Flug oder ein Zugticket für die An- und Abreise zum Veranstaltungsort. Darüberhinausgehende Kosten werden nicht übernommen wie z.B. Fahrten mit Privat-PkW, Parktickets, Taxifahrten, Mietwagen.

Eine Kostenübernahme von Bahncard und ähnlichen Pauschalvergünstigungen, die über die Dauer der Reise hinaus Gültigkeit haben und von Ihnen genutzt werden, ist nicht möglich.

 

Bordkarten und Zugtickets
Zum Nachweis Ihrer An- und Abreise besteht das Finanzamt München auf das Vorliegen der Bordkarten bzw. abgestempelten Zugtickets.

 

Verpflegung
Bitte beachten Sie, dass eine Verpflegung nur im Rahmen von Astellas organisierten Fortbildungsveranstaltungen in angemessenen Umfang angeboten wird. Bei Veranstaltungen Dritter, wie z.B. Kongressen, können keine Kosten für Verpflegung übernommen werden.

 

Hotel
Sofern in Ihrer Einladung Übernachtungskosten gewährt werden, bucht und bezahlt Astellas für Sie ein Hotel. Sämtliche Extras wie Minibar, Pay TV, Internet, Telefon, Zimmerservice, early Check-In / Late Check-Out oder sonstige Dienstleistungen, die in keinem direktem Zusammenhang mit der Fortbildungsveranstaltung stehen, werden nicht übernommen.

 

Registrierung
Sofern in Ihrer Einladung die Übernahme von Registrierungskosten gewährt wird, wird Astellas Sie auf Kosten von Astellas beim Kongreß registrieren.

 
Sonstige Kosten
Folgende Kosten werden grundsätzlich nicht erstattet:

 

  • Kosten für Postereinreichung  und -Druck
  • Einreisegebühren (Visum)
  • Zusatzkosten für Pre- und Post-meeting Workshops
  • Kosten für Workshops und Kurse

 

Verhinderung, Absage, No-Show
Sollten Sie nach Annahme Ihrer Einladung ohne rechtzeitige Absage nicht an der Veranstaltung teilnehmen, behalten wir uns das Recht vor, Sie von zukünftigen Kongresseinladungen auszuschließen.

 

Bei Nichteinhaltung der allgemeinen Bedingungen sind wir aus rechtlichen Gründen verpflichtet, Ihnen die Gesamtkosten für Ihre Teilnahme in Rechnung zu stellen.

 

Falls Sie Fragen hierzu haben, steht Ihnen die Abteilung Congresses und Events gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter fortbildung.de@astellas.com oder telefonisch: 089-4544-4544

Eine interessante Fortbildung wünscht Ihnen

 

Ihre Astellas Pharma GmbH